Eventi aziendali: come preparare una cartella stampa e attirare l’attenzione dei media online e offline

Gli eventi aziendali e le conferenze stampa hanno l’obiettivo di diffondere la propria attività e i servizi offerti. Servono a prendere posizione nel settore in cui si opera, e a presentare al pubblico e ai media le novità più interessanti.

Il fine ultimo di ogni azienda è naturalmente produrre per vendere, e se il possibile acquirente non viene messo al corrente di ciò che gli si offre, o, peggio, neanche sa dell’esistenza dell’azienda, una parte consistente dei mancati ricavi va attribuita a questa disattenzione. Per questo motivo bisogna sempre approfittare delle chances che si possono avere organizzando eventi promozionali e conferenze stampa. Vediamo come fare.

Location e organizzazione al top! Ma abbiamo pensato alla Stampa?

La location adeguata è il primo aspetto da curare. Poi bisogna occuparsi dell’evento che non deve essere eccessivamente tecnico o noioso. Per questo è meglio scegliere con attenzione le persone che prenderanno la parola durante il meeting, privilegiando quelle che sappiano intrattenere e dando spazio ai coffee break per non affaticare il pubblico. Ma la realtà è che parteciperà solo la minima parte di coloro chepotrebbero essere interessati ai servizi.

Quindi è essenziale raggiungere il mondo esterno dei media e infine quello dei consumatori finali, con tutti i mezzi possibili. Per ottenere questo risultato è indispensabile preparare tutti i materiali, per accogliere e informare la stampa, e in generale i responsabili dei media offline/online, oltre che i possibili clienti/investitori interessati.

Per questo motivo è fondamentale creare una buona cartella stampa, cioè inserire in una cartellina in PVC, possibilmente brandizzata e gradevole, alcune cose indispensabili. Innanzitutto bisogna produrre un comunicato stampa sintetico e ben scritto, poi inserire il calendario dell’evento e una brochure a colori con il dettaglio delle attività e dei servizi/prodotti, ed eventualmente anche il materiale pubblicitario con le offerte.

La presentazione del materiale pubblicitario

Una volta raccolto e progettato il materiale da inserire nella cartellina, il passo successivo è farlo stampare. La qualità con la quale verrà curata la stampa dei materiali è importante quanto l’allestimento della sala, perché rappresenta l’immagine dell’azienda al mondo esterno. Oggi è possibile rivolgersi a diversi servizi di tipografia online, come quello offerto da Doctaprint, dove far stampare tutti i tuoi contenuti con risultati di ottima qualità, in modo da realizzare una cartella stampa davvero accattivante.

Non bisogna poi dimenticare il mondo del web: oggi è fondamentale curare la propria presenza online, e ciò vale anche per la pubblicazione di aggiornamenti e comunicati stampa riguardanti la propria azienda. Per questo motivo bisogna pubblicare questi documenti, o delle news create ad hoc, riguardanti tutte le novità che ruotano attorno al nostro mondo aziendale in modo da diffondere la notizia sia sul sito web che sui social.

L’online si rivela poi molto importante perché offre la possibilità di fornire aggiornamenti continui, promuovendo eventi e comunicati, e soprattutto approfondimenti utili per tutti coloro che sono stati coinvolti nel meeting.

Gli eventi passano, la carta (e il web) resta

Alla fine di un evento ben fatto resta il sapore di una giornata bella e interessante, con tante idee da mettere a frutto. Ma le cose che rimarranno davvero nella memoria di tutti sono le informazioni, che siano stampate su carta o pubblicate sul web.